第九百六十四条，一句话
这一条决定了谁是理亏的一方，但它被引用得很少。
中介合同在《民法典》里是独立的一章，第九百六十一条到第九百六十六条。退费争议真正要用到的是第九百六十四条。
原文是：中介人未促成合同成立的，不得请求支付报酬，但可以按照约定请求委托人支付从事中介活动支出的必要费用。
前半句很硬。没促成，就没有报酬请求权。但要注意它的措辞是「不得请求支付报酬」，不是「应当退还已收报酬」。这两件事在法庭上要分开主张：前者是对中介请求权的否定，后者得走不当得利，因为钱已经付出去了，收款依据没了。
后半句是给中介留的口子。这个口子有两个前提，第一个是「必要费用」，不是「成本」，也不是「损失」；第二个是「按照约定」，四个字。
这四个字是很多人吃亏的地方。合同里如果没有费用条款，中介张口就说「我们已经产生了成本」，这个抗辩在法庭上基本立不住。不是法院不认成本，而是法律把主张成本的前提设成了「有约定」。
我在审这类合同时最常补的一条就是费用条款。不是因为它复杂，是因为它几乎总被漏掉。
还有一条容易和它混起来，第九百六十三条：促成合同成立的，中介活动的费用由中介人自己负担。两条合起来看，逻辑很清楚。成了，成本包含在报酬里，中介自己承担；没成，才有按约定转嫁必要费用这回事。
一个常见的误读
不少人以为第 963 条是「成功才收费、失败就白干」，所以中介费只要没办成就能全退。这条读反了。963 条讲的是费用归属，不是报酬返还。真要主张退钱，落点还是 964 条前半句加不当得利。
四种没办成，钱的去向完全不同
签字之前可以先想一下，自己将来可能落在哪一格。
| 情形 | 什么样子 | 能退多少 | 主要依据 |
|---|---|---|---|
| 一天都没开始 | 签约后没给过任何方案、没建服务群，或者人直接失联 | 全退。所谓「已发生的费用」要对方拿凭证，拿不出来就不认 | 民法典第 964 条；第 566 条解除后果 |
| 干到一半停了 | 选校、文书做完了，递交或面试没做 | 按已完成节点折算。第三方费用凭票据，交了的不退，没交的必须退 | 第 964 条 + 合同节点约定 |
| 客户自己不要了 | 放弃申请、材料一直不交、瞒着拒签史 | 按约定扣减。约定不明的，法院一般按履行比例和对方实际损失酌定，很少判全不退 | 第 592 条；第 566 条 |
| 政策变了或被拒签 | 使领馆口径调整、院校停招、签证被拒 | 谁都没错。有约定按约定，没约定的按公平原则分担，服务费多半退大半，第三方费用不退 | 第 6 条；第 533 条（慎用） |
第四种最容易僵。中介说不是我们的问题，客户说也不是我的问题，两边都没说错。
法律上确实没有一条能直接算出这种情况该退多少，所以答案几乎全在合同里。合同写得细，谈判桌上就能了结；写得含糊，只能去法院让法官酌定，而酌定的结果没人能提前打包票。
顺便说一句，第 533 条情势变更别随便用。它要求的是合同基础条件发生了当事人在订立时无法预见、又不属于商业风险的重大变化，而且要经法院或仲裁机构变更、解除合同。签证被拒这类事，多数法院不认为到了这个门槛。拿它当退全款的依据，多半要落空。
钱是怎么算出来的
合同里有没有节点表，决定了这件事是算账还是吵架。
一份合同写「服务费八万元」，等于什么都没说。写「选校方案 15%、文书撰写 20%、网申递交 25%、面试培训 20%、签证辅导 20%」，才有得谈。
举个具体的。总服务费 8 万，另收第三方费用 1.2 万，包括申请费、公证、认证。客户在「文书做完、还没递交」这个位置停下来。按六节点算，完成的是两个，占三分之一。
8 万的三分之一约 26,667 元，这部分中介可以主张。剩下 53,333 元应当退。
第三方费用那 1.2 万单独算。已经交给学校或公证处的，凭票据，退不回来；还没交的，一分都不该扣。很多机构会把这笔钱和「我们已经花掉了」混在一起说，其实性质不同，要分开问——尤其是那些说不清交给谁的。
这个算法不是法定公式，法院不会照着套。但它是谈判时最管用的东西，因为它把「你说该退、我说不该退」换成了「我们算一遍」。多数调解能成，靠的就是从吵架切换到算术。
反过来，合同要是压根没分节点，只有一句总价，「完成了多少」这个争议永远收不敛。只能靠聊天记录、交付物、邮件往来的时间线往回倒推。这活儿又慢，输的概率也高。
所以审这类合同时，我一律要求补节点表和对应金额。不是为了退费那一天，是为了让整个履约过程能对得上账。
「概不退还」这四个字管用吗
要看它写在哪儿，还要看它挡掉的是什么。
这四个字属于格式条款。提供格式条款的一方不合理地免除或减轻自己责任、加重对方责任、限制对方主要权利的，条款无效（第 497 条）。「无论何种原因一律不退」基本就落在这个描述里，因为它把全部履约风险推给了客户，而客户掏的钱买的就是履约。
但也别急着高兴。条款被认定无效，只解决「这一条不算数」，不解决「该退多少」。后面还是要回到履行了多少、对方损失有多大。
第二个层面是提示义务。第 496 条要求提供格式条款的一方，就免除或减轻自己责任的条款作出提示和说明；没做到的，对方可以主张该条款不成为合同内容。实务里这条被低估得很厉害。一页 A4 密密麻麻，退费条款藏在第七条第三款，没加粗、没单独签字，这种「概不退还」经常过不去。
我一般的建议是，看到这四个字先别慌，问三个问题。它是不是格式条款？它挡的是服务费还是第三方费用？签的时候有没有被单独提示过？
三个问题问完，多数情况下你就知道自己手里有没有牌了。
一个反过来的提醒
站在中介那边看，也有话说。真金白银花出去的第三方费用，凭什么退？所以合同里写「第三方费用一经支出不予退还」是站得住的，写「服务费一律不退」通常站不住。这两句要分开写，写在一起，往往整条都被判无效。
真要往下走，顺序和成本
前三步都不用请律师，但顺序错了会白跑。
按成本从低到高排，大概是这样。
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一
书面催告。不要只在微信里问「什么时候退钱」。发一封邮件或函件，写清合同编号、已付多少、什么时候终止的、要求退多少、这个数怎么算出来的、几天内答复。这封信的真正作用不是催，是固定你的主张和时间点。将来不管走哪条路，它都是证据里最省事的一份。
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二
投诉。这一步的抓手不是「退费」，是资质和宣传。但这里有个坑：自费出国留学中介的资格认定 2017 年就取消了，现在拿「无资质」去投诉基本没用。能用的抓手是虚假宣传、合同欺诈、超范围经营，以及有没有按规定备案。投诉对象按业务类型分：留学归教育部门，出入境归公安出入境管理部门，一般商业中介归市场监管部门。
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三
支付令。标的小、对方没什么像样抗辩的，可以申请支付令。成本比起诉低得多：申请费按财产案件受理费的三分之一交，一万以下的案子受理费 50 元，支付令就是 16 块多。对方收到后 15 天内不提出书面异议，支付令生效，可以直接申请强制执行。这一步知道的人不多，白白多打一年官司的情况我见过。
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四
起诉。金额大、或者对方摆明要打，就走这条。管辖看被告住所地或合同履行地，合同里约定了管辖且有效的按约定。诉讼请求别写成「请求判令退还费用」，写成「返还服务费 XX 元并支付自 XX 日起的资金占用利息」，判下来能执行的东西完全不一样。
还有个时间账要算。小额诉讼一审审限两个月，普通程序六个月，加上立案、送达、可能的二审，一年很常见。所以标的不到两万的，我通常先劝走支付令和调解。
签字之前能做的
大部分退费成本，在落笔那一刻就定了。
把服务拆成节点，每个节点写金额。不写金额的节点表，在争议里等于没有。「选校方案（服务费的 15%）」和「选校方案」，两句话的差别，是能不能算账的差别。
把「客户原因」改成列举。合同里写「因客户原因终止不予退还」，那「客户原因」四个字可以装下任何事，材料晚交三天都能被塞进去。改成明确列举：客户书面确认放弃申请、客户提供虚假材料导致拒签、客户逾期三十日不提供必要材料。范围一收窄，对方就没法自由裁量了。
第三方费用单列，并且要求凭证。哪笔是给学校的，哪笔是给公证处的，扣减时拿票据说话。这一条能挡掉大部分「钱都花出去了」的模糊说法。
这三条加起来不到一页纸，签之前花二十分钟能谈下来。谈不下来这件事本身，也算一种信息。